Das Simplicity-Playbook: Produkte, Services und Prozesse einfacher machen
Noch eine Funktion. Noch eine Freigabe. Noch ein Formularfeld. Jede Ergänzung hat einen guten Grund. Und irgendwann braucht es eine Schulung, um einen Ferienantrag einzureichen.
Kompliziertheit entsteht häufig schrittweise. Deshalb lohnt es sich, regelmässig zu fragen: Was davon brauchen wir wirklich? Was lässt sich besser ordnen? Und für wen soll es einfacher werden?
Unser Simplicity-Playbook hilft dir, Produkte, Services und Prozesse systematisch zu vereinfachen. Auf 35 Seiten findest du die fünf Simplicity-Prinzipien von Denkmotor, konkrete Übungen, illustrative Beispiele und Arbeitsblätter für die Anwendung im Team.
Was bedeutet Simplicity im Unternehmen?
Simplicity bedeutet, unnötigen Aufwand zu reduzieren und den entscheidenden Nutzen leichter zugänglich zu machen. Menschen sollen ein Angebot verstehen, eine Aufgabe zuverlässig erledigen und ohne vermeidbare Hindernisse ans Ziel kommen.
Dabei geht es nicht ausschliesslich um weniger Funktionen oder kürzere Abläufe. Manchmal macht eine zusätzliche Orientierung etwas einfacher. Manchmal hilft eine neue Reihenfolge. Und manchmal braucht es einen ganz anderen Lösungsweg.
Die wichtigste Frage lautet deshalb: Für wen soll welche Aufgabe einfacher werden?
Ein Prozess kann intern effizient erscheinen und für Kunden mühsam sein. Wenn sie Informationen mehrfach eingeben oder selbst zwischen Abteilungen vermitteln müssen, wurde Arbeit möglicherweise nur verschoben.
Mit fünf Simplicity-Prinzipien Komplexität reduzieren
Bei Denkmotor nutzen wir fünf Prinzipien, um unterschiedliche Wege zur Einfachheit zu entwickeln. Sie helfen dir, bestehende Lösungen gezielt zu hinterfragen.
1. Weglassen: Was brauchen wir wirklich?
Prüfe Funktionen, Regeln, Tätigkeiten und Informationen auf ihren heutigen Nutzen. Welche erfüllen eine wichtige Aufgabe? Welche sind historisch gewachsen und inzwischen überflüssig?
Ein Beispiel: Für eine Reparaturanmeldung ist vielleicht kein vorgängig angelegtes Kundenkonto nötig. Wenn die erforderlichen Angaben auch ohne Konto zuverlässig erfasst werden können, lässt sich eine Hürde entfernen.
Impulsfrage: Was würde konkret fehlen, wenn wir dieses Element weglassen?
2. Restrukturieren: Welche Ordnung hilft?
Nicht immer muss etwas verschwinden. Manchmal reicht es, Bestehendes anders anzuordnen, sinnvoll zu bündeln oder Standardfälle von Ausnahmen zu trennen.
Ein Beispiel: Ein Formular fragt zuerst nach der Situation und zeigt danach nur die dafür relevanten Fragen. Menschen müssen sich nicht mehr durch sämtliche Sonderfälle arbeiten.
Impulsfrage: Welche Reihenfolge entspricht der tatsächlichen Aufgabe unserer Nutzer?
3. Ergänzen: Welcher kleine Zusatz erleichtert die Aufgabe?
Ein gezielter Zusatz kann mehr Aufwand beseitigen, als er erzeugt. Eine verständliche Rückmeldung, ein Musterbild oder eine passende Vorgabe kann Unsicherheit reduzieren.
Ein Beispiel: Ein Foto zeigt, wo die Gerätekennung steht. Das macht die Anmeldung etwas umfangreicher, aber die Suche deutlich leichter.
Impulsfrage: Welche Information oder Unterstützung fehlt genau in diesem Moment?
4. Ersetzen: Geht es auf einem anderen Weg?
Hinterfrage nicht nur einzelne Schritte, sondern auch den bisherigen Lösungsansatz. Welcher andere Weg könnte denselben Zweck erfüllen?
Ein Beispiel: Statt einer langen Modellbezeichnung könnte ein Scan die Gerätezuordnung ermöglichen. Ob das tatsächlich einfacher ist, zeigt erst die Anwendung – einschliesslich der Fälle, in denen der Scan nicht funktioniert.
Impulsfrage: Wie würden wir die Aufgabe lösen, wenn unser bisheriger Weg nicht verfügbar wäre?
5. Wahrnehmen: Was schafft Orientierung und Vertrauen?
Einfachheit hängt auch davon ab, wie Menschen einen Ablauf erleben. Vertraute Begriffe, verständliche Rückmeldungen und ein klarer nächster Schritt können eine Aufgabe leichter machen.
Ein Beispiel: Nach einer Anmeldung erfahren Kunden, ob ihr Anliegen angekommen ist, was als Nächstes passiert und ob sie selbst noch etwas tun müssen.
Impulsfrage: Was müssen Menschen wissen, damit sie sicher weiterkommen?
Wie gelingt Vereinfachung in der Praxis?
Einfachheit entsteht durch einen strukturierten Prozess. Das Playbook führt dich durch vier Arbeitsschritte:
- Fokus klären: Was soll für wen einfacher werden? Welche Reibung beobachten wir?
- Lösungen entwickeln: Welche Möglichkeiten eröffnen die fünf Prinzipien?
- Prototypisch prüfen: Wird die Aufgabe mit dem neuen Ansatz tatsächlich leichter?
- Umsetzen und weiterlernen: Wer übernimmt die Veränderung und prüft ihre Wirkung?
Der Test ist entscheidend. Weniger Formularfelder beweisen noch keine bessere Anmeldung. Ein kürzerer Prozess hilft wenig, wenn danach mehr Fehler entstehen.
Prüfe deshalb neben dem Aufwand auch die Qualität: Können Menschen ihre Aufgabe erfolgreich erledigen? Brauchen sie weniger Hilfe? Bleiben notwendige Informationen und Kontrollen erhalten?
Was findest du im Simplicity-Playbook?
Das Playbook verbindet Grundlagen mit konkreter Anwendung:
- Die fünf Simplicity-Prinzipien mit verständlichen Erklärungen.
- Fünf Übungen für die Arbeit an eigenen Herausforderungen.
- Anwendungen für Produkte, Services und Prozesse.
- Einen Ablauf für einen dreistündigen Simplicity Sprint.
- Hinweise zur Auswahl, zum Testen und zur Umsetzung von Ideen.
- Drei Arbeitsblätter für Fokus, Ideenentwicklung und Testauftrag.
Die Beispiele veranschaulichen mögliche Anwendungen. Die Arbeitsblätter helfen dir, den Ansatz auf deine eigene Situation zu übertragen.
Für wen eignet sich das Playbook?
Für Führungskräfte, Produktverantwortliche, Serviceverantwortliche und Menschen, die Prozesse verbessern möchten.
Du brauchst keine spezielle Ausbildung. Ein guter Ausgangspunkt ist eine konkrete Aufgabe, bei der Kunden oder Mitarbeitende unnötig suchen, warten, entscheiden oder doppelt arbeiten.
Beginne mit einem überschaubaren Problem. Eine belastbare kleine Verbesserung schafft eine gute Grundlage für die nächste.
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Was ist bei euch komplizierter geworden, als es sein müsste?
Nimm eine konkrete Aufgabe und betrachte sie aus fünf neuen Blickrichtungen. Unser Playbook unterstützt dich dabei – vom ersten Hinterfragen bis zum nächsten Test.
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